1. Mục đích tính năng:

Tính năng Phân chia hội thoại tự động hỗ trợ nhà bán hàng phân chia các hội thoại mới tự động theo các lựa chọn sau:

• Phân chia cho tất cả nhân viên hoặc phân chia cho các nhân viên đang online
• Phân chia đều cho tất cả nhân viên hoặc phân chia cho nhân viên đang chăm sóc ít hội thoại nhất.

Với mỗi lựa chọn, nhà bán hàng có thể kết hợp:

• Phân chia lại các hội thoại mới nếu chưa có nhân viên chăm sóc sau thời gian nhất định.
• Thiết lập thời gian phân chia hội thoại tự động trong giờ làm việc của đơn vị kinh doanh.

Các mục liên quan:

a. Cài đặt phân chia hội thoại Facebook tự động

b. Cài đặt lựa chọn nhân viên phân chia hội thoại Facebook tự động

c. Các chú ý khác khi cài đặt phân chia hội thoại tự động

2. Hướng dẫn sử dụng:

Để truy cập tính năng Phân chia hội thoại, bạn vào Facebook > Cài đặt > Phân chia hội thoại

Khi truy cập tính năng Phân chia hội thoại, bạn có thể kéo thanh trượt để lựa chọn Sử dụng tính năng phân chia hội thoại tự động hoặc Sử dụng tính năng phân chia hội thoại bằng tay.

a. Cài đặt phân chia hội thoại tự động

Người dùng có thể lựa chọn 1 trong 2 hướng phân chia, nhấn vào các tab để lựa chọn

• Phân chia cho tất cả nhân viên
• Phân chia cho tất cả nhân viên đang online

Trong mỗi tab lựa chọn phân chia, hệ thống cho phép 1 trong 2 lựa chọn phân chia:

• Lựa chọn 1: Chia đều cho tất cả các nhân viên: Hệ thống sẽ tự động chia các hội thoại cho toàn bộ số nhân viên có quyền vào pages.
• Lựa chọn 2: Chia cho nhân viên đăng chăm sóc ít hội thoại nhất: Hệ thống sẽ tự động chia hội thoại lần lượt cho nhân viên đang chăm sóc ít hội thoại nhất.

Với mỗi lựa chọn, người dùng được phép chọn một hoặc tất cả các phương án cài đặt sau:

a.1. Cài đặt Hệ thống thực hiện chia lại theo hội thoại chưa được chăm sóc sau một khoảng thời gian nhất định.

Trường hợp tích chọn Chia lại hội thoại chưa được chăm sóc:

• Sau khi phân chia hội thoại sẽ phát sinh trường hợp một số nhân viên không online để hỗ trợ khách hàng. Nếu muốn trả lời khách hàng nhanh chóng hơn có thể cài đặt thời gian phân chia tự động lại, ví dụ sau 15 phút khách hàng chưa được chăm sóc thì hệ thống sẽ phân chia lại để nhân viên khác chăm sóc. Nhấn vào các lựa chọn thời gian để cài đặt thời gian hệ thống tự chia lại hội thoại khi khách hàng chưa được chăm sóc.

• Nếu nhà bán hàng có cài đặt thời gian làm việc thì thời gian tính thêm này không tính thời gian ngoài giờ làm việc. Ví dụ giờ làm việc kết thúc vào 17h30, nhưng tới 17h40 mới đến thời gian thực hiện phân chia lại thì hệ thống sẽ không phân chia lại vào thời điểm này mà sẽ tiến hành vào sáng hôm sau.
  
  

Trường hợp không chọn Chia lại hội thoại chưa được chăm sóc

• Nếu không tích chọn chia lại hội thoại không có người chăm sóc sau một khoảng thời gian nhất định thì hệ thống chỉ chia hội thoại tự động 1 lần duy nhất khi khách hàng mới đổ về.

 

a.2. Cài đặt thời gian áp dụng phân chia

Thời gian áp dụng cài đặt phân chia hội thoại tự động có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của nhà bán hàng

Ngoài thời gian áp dụng này hệ thống không thực hiện phân chia hội thoại. Khi đến thời gian áp dụng của ngày tiếp theo, các hội thoại tồn đọng của ngày hôm trước chưa được phân chia sẽ tiến hành phân chia.

b. Cài đặt lựa chọn nhân viên phân chia hội thoại Facebook tự động

Trong quá trình thiết lập các cài đặt phân chia, nhà bán hàng có thể lựa chọn một số trong các nhân viên phụ trách hội thoại của khách hàng, thay vì để hội thoại chia đều cho tất cả các nhân viên.

Sau khi được phân chia, nhân viên có quyền xem và trả lời tất cả các hội thoại mình được phân chia.

Nếu nhân viên được phân chia có quyền phân chia hội thoại, nhân viên này sẽ có quyền xem tất cả các hội thoại của tất cả các nhân viên phụ trách. Nếu không có quyền phân chia hội thoại, nhân viên này sẽ không thể xem các hội thoại của nhân viên khác phụ trách.

Nếu muốn phân chia thêm cho 1 số nhân viên chưa có quyền truy cập trang Facebook này (Nhân viên phụ trách Facebook mới, nhân viên hỗ trợ kỹ thuật, v...v…), bạn phải phân quyền truy cập trang Facebook cho họ, sau đó mới có thể tiến hành lựa chọn các nhân viên này để phân chia tự động.

c. Một số chú ý khác

• Khi cài đặt phân chia cho các nhân viên đang online nhưng không có nhân viên nào online thì hội thoại đó sẽ bị tồn đọng, không phân chia cho ai.
• Khi có nhân viên online thì hệ thống tự động phân chia theo cài đặt của người dùng
• Khi tắt tính năng phân chia hội thoại tự động đang hoạt động, hệ thống sẽ tắt toàn bộ tính năng phân chia hội thoại và không hiển thị nhân viên được chỉ định ở ngoài giao diện.
• Khi bật tính năng phân chia hội thoại lên, các hội thoại chưa được phân chia trong quá trình OFF tính năng không được Auto chia, chỉ thực hiện chia với dữ liệu mới và dữ liệu lịch sử đã phân chia.